Ohne Verfahrensdokumentation
riskieren Sie alles
Die Finanzverwaltung verlangt von jedem Unternehmen mit digitaler Buchführung eine Verfahrensdokumentation. Wer keine hat, riskiert bei der nächsten Betriebsprüfung Hinzuschätzungen, Bußgelder und im schlimmsten Fall die Verwerfung der gesamten Buchführung.
Die Konsequenzen sind real
Das sind keine theoretischen Szenarien. Betriebsprüfer fragen gezielt nach der Verfahrensdokumentation — und die Folgen einer fehlenden Dokumentation treffen Unternehmen jedes Jahr.
Gewinnzuschlag
Hinzuschätzungen
Ohne Verfahrensdokumentation kann das Finanzamt Ihre Buchführung verwerfen und Gewinne hinzuschätzen. Die Schätzungen fallen erfahrungsgemäß deutlich zu Ihrem Nachteil aus.
Bußgeld möglich
Bußgelder
Fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann zu empfindlichen Bußgeldern führen — pro Verstoß, nicht einmalig.
der Buchführung betroffen
Verwerfung der Buchführung
Im schlimmsten Fall wird Ihre gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft. Die Folge: Das Finanzamt setzt Ihre Steuern nach eigener Schätzung fest.
Nutzen Sie eines davon? Dann brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation.
Wenn Sie auch nur einen dieser Punkte mit Ja beantworten: Sie sind gesetzlich verpflichtet.
Von der Analyse bis zur fertigen Dokumentation
Sie müssen sich um nichts kümmern. Wir erstellen Ihre Verfahrensdokumentation vollständig — professionell, praxisnah und rechtssicher.
Aufnahme & Analyse
Wir dokumentieren Ihre bestehenden Prozesse — vom Belegeingang über die Verbuchung bis zur Archivierung. Jeder Schritt wird erfasst.
Systemdokumentation
Alle eingesetzten Hard- und Software-Komponenten werden dokumentiert — DATEV, Scanner, DMS, Schnittstellen und Zugriffsrechte.
Verfahrensbeschreibung
Erstellung der vollständigen GoBD-konformen Verfahrensdokumentation mit Prozessbeschreibungen, Flussdiagrammen und Kontrollmechanismen.
Internes Kontrollsystem
Definition und Dokumentation Ihres internen Kontrollsystems (IKS) — wer hat welche Verantwortlichkeiten und Freigaben.
Kassendokumentation
Falls vorhanden: Dokumentation Ihres Kassensystems inkl. TSE, Kassenbuch und Kassenbericht — revisionssicher und vollständig.
Jährliche Überprüfung
Ihre Verfahrensdokumentation wird regelmäßig auf Aktualität geprüft und bei Änderungen in Ihren Prozessen oder Systemen aktualisiert.
Die nächste Betriebsprüfung
kommt bestimmt
Die Frage ist nicht ob, sondern wann. Wer dann keine Verfahrensdokumentation vorlegen kann, steht mit leeren Händen da. Handeln Sie jetzt — bevor es teuer wird.
Was Sie wissen müssen
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt alle organisatorischen und technischen Prozesse Ihrer Buchführung — vom Belegeingang über die Verarbeitung bis zur Archivierung. Sie ist nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) für jedes Unternehmen Pflicht, das digital bucht.
Ja, ausnahmslos. Seit den GoBD von 2014 (aktualisiert 2019) ist jeder Steuerpflichtige, der seine Bücher und Aufzeichnungen mit IT-Systemen führt, zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Das betrifft praktisch jedes Unternehmen — vom Freiberufler bis zur GmbH. Wer DATEV, ein Kassensystem oder auch nur Excel nutzt, ist betroffen.
Der Betriebsprüfer wird die fehlende Dokumentation beanstanden. Das ist kein theoretisches Risiko: Prüfer fragen mittlerweile gezielt danach. Im ungünstigsten Fall führt es zur Verwerfung der Buchführung und zu erheblichen Hinzuschätzungen. Die finanziellen Folgen können existenzbedrohend sein.
Für ein typisches kleines bis mittleres Unternehmen rechnen wir mit 2 bis 4 Wochen. Der Großteil der Arbeit liegt bei uns — Ihr Zeitaufwand beschränkt sich auf ein Erstgespräch und die Beantwortung einiger Rückfragen.
Ja. Bei jeder wesentlichen Änderung Ihrer Prozesse, Software oder Organisationsstruktur muss die Dokumentation angepasst werden. Wir bieten eine jährliche Überprüfung an, damit Sie dauerhaft auf der sicheren Seite sind.
Gerade dann. Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und der TSE-Pflicht ist die Dokumentation von Kassensystemen besonders kritisch. Jede Kasse, jedes Kassensystem und jeder Prozess rund um Bareinnahmen muss lückenlos dokumentiert werden — das prüft das Finanzamt besonders genau.
Ja — sie ist Ihr Schutzschild bei jeder Betriebsprüfung. Eine vollständige, aktuelle Verfahrensdokumentation zeigt dem Prüfer: Hier wird ordnungsgemäß gearbeitet. Sie nimmt dem Finanzamt die Grundlage für Beanstandungen und schützt Sie vor Hinzuschätzungen, Bußgeldern und Verwerfung der Buchführung.
Warten Sie nicht auf die
Betriebsprüfung
Sichern Sie sich jetzt ab. Ein kurzes Gespräch genügt um zu klären, ob Ihre Dokumentation den Anforderungen standhält — oder ob Handlungsbedarf besteht.